Setor de Documentação
Este local de guarda constitui o arquivo intermediário do órgão, no qual deve gerenciar os processos que possui um valor de cunho administrativo, independentemente, do suporte que estes se encontram.
Por fim, neste lugar é realizado o desarquivamento dos processos que são requisitados pelos agentes públicos e, posteriormente, o arquivamento destes.
Contatos do Setor de Documentação:
Analista - Arquivista: Jefferson Piffer Da Silva
E-mails:
desarquivamentoproa@seduc.rs.gov.br
Telefones: (51) 3288-4921 / 3288-4922 / 3288-4933
Lei Geral de Proteção de Dados
https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/l13709.htm
Lei de Acesso à Informação
https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm
Lei de Regulamentação da Microfilmagem
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l5433.htm
Lei Nacional de Arquivos
https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8159.htm
Lei sobre a Regulamentação das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo
https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/1970-1979/l6546.htm
Instrução Normativa que dispõe sobre a preservação da totalidade dos documentos públicos produzidos no âmbito da Administração Pública estadual durante a pandemia de COVID-19 (novo Coronavírus).
https://www.diariooficial.rs.gov.br/materia?id=457763
Decreto sobre a regulamentação da classificação de informações na Administração Pública Estadual
PCD - Plano de Classificação de Documentos:
TTD – Tabela de Temporalidade de Documentos:
Modelo da Listagem de Eliminação de Documentos
Modelo de Listagem de Eliminação de Documentos (.pdf 107,03 KBytes)
Modelo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos
Modelo de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (.pdf 96,86 KBytes)
Modelo Termo de Eliminação de Documentos
Modelo de Termo de Eliminação de Documentos (.pdf 96,79 KBytes)
Recomendações para o resgate de acervos arquísticos danificados por água:
Como proceder com sinistros em acervos documentais:
OFÍCIO
O Ofício é a correspondência oficial usada pelas autoridades públicas para tratar de assuntos de serviço ou de interesse da Administração Pública entre si ou com particulares.
Modelo de Oficio Padrao (.docx 151,76 KBytes)
ASSINATURA DIGITAL
Os Ofícios deverão ser assinados, preferencial, via assinatura cadastrada do Sistema PROA - Processos Administrativo e-Gov, caso não possua acesso ao PROA, os documentos poderão ser assinados pelo sistema do Governo Digital - Assinatura Eletrônica GOV.BR.
Segue as instruções para acesso:
Sistema PROA: Manual do Usuário - PROA
Governo Digital - Assinatura Eletrônica do GOV.BR
PRODUÇÃO DE DOCUMENTO NATODIGITAL
Um dos objetivos do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico – PROA é proporcionar economia para o Estado no que diz respeito à diminuição do uso de papel, tinta e equipamentos para impressão de documentos. Este objetivo somente será alcançado se iniciarmos a produção de documentos natodigitais.
SIARQ - Documento Natodigital (.pdf 756,91 KBytes)
MATERIAL DE APOIO
MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL DO PODER EXECUTIVO DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL
Elaborado pelo Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul. A “Redação Oficial” é a maneira pela qual o poder público redige, entre outros, atos normativos e suas comunicações oficiais. Traduz-se como a representação documental do fato ou ato administrativo que a gerou, com força probatória amparada na sua estrutura formal, entre outros aspectos.
Link para acesso: https://apers.rs.gov.br/instrumentos-de-gestao/
MANUAL DE BOAS PRÁTICA DE ATOS ADMINISTRATIVOS
Elaborado pela Subchefia Jurídica da Secretaria da Casa Civil, sob a Coordenação de Maria Patrícia Möllmann, com a colaboração de Aline Garcia Renner, André Pellini Corte, Ângela Rizzi de Menezes, Daniela Costa Vieira da Cunha, Elisângela Dannus da Cruz Mattjie, Felipe Leal Markusons, Maiara Görski de Matos, Vanieli Paludo e com o apoio do Grupo de Trabalho de Revisão Legal do Conselho de Desburocratização e Empreendedorismo. Revisado por Denise Nauderer Hogetop, Analista em Assuntos Culturais do Arquivo Publico do Estado do Rio Grande do Sul
Link para acesso: https://casacivil.rs.gov.br/manualdeboaspraticas
MANUAL DE REDAÇÃO DA PREDIDÊNCIA DA REPÚBLICA
Com a edição do Decreto no 100.000, de 1991, foi autorizada a criação de uma Comissão para rever, simplificar e uniformizar as normas de redação de atos oficiais utilizadas desde 1937. Apresentou-se, então, a primeira edição do Manual de Redação da Presidência da República.
A obra foi dividida em duas partes. A primeira tratou das comunicações oficiais, com a definição de padrões e de uma súmula gramatical, e a segunda abordou o procedimento legislativo e a elaboração de atos normativos pelo Poder Executivo.
Em 2002, por meio da Portaria no 91 do Ministro de Estado Chefe da Casa Civil, foi publicada a segunda edição do Manual, revista e atualizada. As principais mudanças ocorreram na adequação das formas de comunicação a partir dos avanços da informática.
A terceira edição do Manual, elaborada pela Subchefia para Assuntos Jurídicos da Casa Civil, foi aprovada pela Portaria nº 1.369, de 27 de dezembro de 2018, publicada no Diário Oficial da União de 28 de dezembro de 2018.
A versão conta com diversas modificações que visam à adaptação do Manual às alterações trazidas pelo Decreto nº 9.191, de 1º de novembro de 2017, no âmbito da elaboração normativa, à Reforma Ortográfica e às novas tecnologias.
Link: http://www4.planalto.gov.br/centrodeestudos/assuntos/manual-de-redacao-da-presidencia-da-republica
Arquivo da última atualização: Manual de Redacao Oficial da Presidencia da Republica (.pdf 1,74 MBytes)